Results of training future managers for the use of electronic document management in the dimensions of knowledge and skills / O. Udovychenko, I. Udovychenko, O. Semenikhina

Abstract

The article discusses the problem of training future managers to use electronic document management in knowledge and skills dimensions. Research methods: analysis of the regulatory framework to substantiate, the possibility of implementing electronic document management in ukraine; content analysis of internet sources to identify approaches to implementing electronic document management; comparative content analysis of arguments determines the results of training future managers for using electronic document management in the dimensions of knowledge and skills. When implementing electronic document management, the following knowledge and skills are essential for management specialists: knowledge of electronic registration of documents and the ability to carry it out, knowledge of document identification and the ability to identify copies of different formats; understanding of the functioning of the system of parallel execution of operations and the ability to perform similar functions using specialized installed software, as well as using cloud services; knowledge of the peculiarities of the movement of the document in the administration system, understanding of the responsibilities of the responsible person; ability to create/execute a document (task) at each moment of «life» of the document (process); knowledge of databases, features of their structure and management; ability to work with databases, perform effective searches, update data, make reports, avoid duplication; knowledge of methods of searching for documents in the database, the ability to use digital tools to search for documents by various attributes; understanding of hierarchy in the administration system, features of subordination of papers and access to them, knowledge of information security rules, ability to operate with documents with different statuses and attributes, ability to control the movement of documents

Розглянуто проблему підготовки майбутніх управлінців до використання електронного документообігу у вимірах знань та умінь. Узагальнено проблеми розвитку адміністрування та цифровізації роботи адміністративних одиниць. Обґрунтовано, що при впровадженні електронного документообігу для фахівців сфери управління важливими є такі знання та уміння: знання про електронну реєстрацію документів та вміння це здійснювати, знання про ідентифікацію документа та вміння ідентифікувати документи різних форматів; знання про функціонування системи паралельного виконання операцій та уміння паралельного виконання операцій з використанням спеціалізованого встановленого програмного забезпечення, а також з використанням хмарних сервісів; знання про особливості руху документа в системі адміністрування, знання обов’язків відповідальної особи; уміння створити/виконати документ (завдання) в кожен момент «життя» документа (процесу); знання баз даних, особливостей їх будови та управління; уміння працювати з базами даних, здійснювати ефективний пошук, оновлювати дані, робити звіти, уникати дублювання; знання методів пошуку документів у базі, уміння використовувати цифрові інструменти для пошуку документів за різними атрибутами; знання ієрархії в системі адміністрування, особливостей підпорядкованості документів і доступу до них, знання правил інформаційної безпеки, уміння оперувати документами з різними статусами і атрибутами, уміння контролювати рух документів