Адміністративно-правове регулювання електронного документообігу в Міністерстві внутрішніх справ України та підвідомчих органах

Abstract

У статті здійснено аналіз адміністративно-правового регулювання електронного документообігу в Міністерстві внутрішніх справ України та його підвідомчих органах. Цифровізація документообігу є ключовим напрямом модернізації державного управління, що сприяє підвищенню оперативності, прозорості та ефективності управлінських процесів. Досліджено основні нормативно-правові акти, що регламентують електронний документообіг, зокрема Закони України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про захист інформації в інформаційно-комунікаційних системах», а також підзаконні акти, що регулюють роботу внутрішньовідомчих інформаційних систем МВС. Розглянуто роль електронного підпису в забезпеченні автентичності та юридичної сили цифрових документів. Окреслено перспективи інтеграції електронного документообігу з іншими державними інформаційними системами, що має сприяти покращенню міжвідомчої взаємодії та прискоренню обміну інформацією. Оцінено міжнародний досвід цифровізації документообігу, зокрема нормативні підходи країн Європейського Союзу та США щодо забезпечення кібербезпеки, збереження конфіденційності та стандартизації електронних адміністративних процесів. Досліджено основні виклики впровадження електронного документообігу в системі МВС, серед яких недосконалість нормативного регулювання, недостатня технічна оснащеність, нерівномірний рівень цифрової грамотності персоналу та кіберзагрози. Визначено необхідність удосконалення механізмів захисту інформації, модернізації цифрової інфраструктури та забезпечення нормативної узгодженості між державними інформаційними системами. Запропоновано напрями вдосконалення адміністративно-правового регулювання електронного документообігу в правоохоронних органах, включаючи адаптацію європейських стандартів, розширення використання автоматизованих систем контролю документації та підвищення рівня підготовки кадрів у сфері цифрового управління. Зроблено висновок, що цифровізація документообігу є важливим чинником реформування правоохоронної системи, що забезпечить ефективність управлінських процесів, зменшення бюрократичного навантаження та посилення рівня правопорядку.

The article analyzes the administrative and legal regulation of electronic document management within the Ministry of Internal Affairs of Ukraine and its subordinate bodies. The digitalization of document management is a key aspect of modernizing public administration, contributing to increased efficiency, transparency, and responsiveness of management processes. The study examines the main legal and regulatory acts governing electronic document management, including the Laws of Ukraine «On Electronic Documents and Electronic Document Management,» «On Electronic Trust Services,» and «On Information Protection in Information and Communication Systems,» as well as subordinate legislation regulating the operation of internal departmental information systems of the Ministry of Internal Affairs (MIA). The role of electronic signatures in ensuring the authenticity and legal validity of digital documents is explored. The article outlines the prospects for integrating electronic document management with other state information systems, which is expected to enhance interdepartmental cooperation and accelerate information exchange. Furthermore, the study assesses international best practices in the digitalization of document management, particularly the regulatory approaches of the European Union and the United States regarding cybersecurity, data confidentiality, and the standardization of electronic administrative procedures. The key challenges in implementing electronic document management within the MIA system are identified, including regulatory deficiencies, insufficient technical infrastructure, uneven levels of digital literacy among personnel, and cybersecurity threats. The necessity of improving information protection mechanisms, modernizing digital infrastructure, and ensuring regulatory alignment between state information systems is emphasized. The article proposes directions for improving the administrative and legal regulation of electronic document management in law enforcement agencies, including the adaptation of European standards, the expansion of automated documentation control systems, and the enhancement of personnel training in digital governance. It concludes that the digitalization of document management is a crucial factor in the reform of the law enforcement system, ensuring more efficient management processes, reducing bureaucratic burdens, and strengthening law and order.