Щодо техніки проєктування адміністративно-правових документів

Abstract

Статтю присвячено дослідженню ключових аспектів техніки проєктування адміністративно-правових документів, оскільки створення адміністративно-правових документів є невід’ємною складовою діяльності державних органів та установ, саме від техніки проєктуваннядокументів залежить якість оформлення документу, правова дієвість та зміст документу. Розглядається техніка створення адміністративно-правових документів, їх структура, стиль та правила використання термінології та офіційної мови. Акцентовано увагу на детальному описі структури адміністративно-правових документів та вимогах до кожної частини документу. Розглянуто особливості формулювання заголовків до тексту документа; побудову преамбули та її складових частин; оформлення основної та заключної частин документа; стиль написання адміністративно-правових документів.Проаналізовано використання термінології в адміністративно-правових документах, терміни повинні бути визначені точно та однозначно, відповідати вимогам діючого законодавства та не залишати місця для тлумачення. Запропоновано рекомендації щодо усунення помилок під час проєктування адміністративно-правових документів: використання офіційної мови (мовних термінів, засобів та зворотів) під час написання тексту документа, що безпосередньо впливають на лаконічність і розуміння тексту документа, правильне використання термінів та мовних зворотів, надає можливість уникнення стилістичних та граматичних помилок під час проєктування адміністративно-правових документів. Дотримання стандартів оформлення документів, забезпечить розуміння змісту документа та правову дію, до таких стандартів можна віднести збереження відповідної структури документа, використання визначених та загально вживаних термінів, дотримання правил пунктуації тощо. Перевірка орфографії та граматики перед початком процесу розсилання документа, є обов’язковою, оскільки помилки в документі можуть призвести до непорозумінь, невірної інтерпретації тексту документа та навіть до юридичних наслідків, документ повинен відповідати вимогам законодавства та юридичним нормам, деякі адміністративно-правові документи можуть містити конфіденційну інформацію, яка не повинна бути доступною для всіх, важливо забезпечити правильні умови, щодо збереження конфіденційності інформації та належного захисту документів.

The article is devoted to the study of the key aspects of administrative and legal document drafting techniques, since the creation of administrative and legal documents is an integral part of the activities of state bodies and institutions, and the quality of document execution, legal effectiveness, and content of the document depend on the document drafting technique. The author examines the technique of creating administrative and legal documents, their structure, style, and rules for using terminology and official language. Attention is focused on a detailed description of the structure of administrative and legal documents and the requirements for each part of the document. The peculiarities of formulating headings to the text of the document; construction of the preamble and its components; design of the main and final parts of the document; style of writing administrative and legal documents are considered.The author analyzes the use of terminology in administrative and legal documents; the terms should be defined accurately and unambiguously, meet the requirements of current legislation and leave no room for interpretation.The author offers recommendations for eliminating errors in the drafting of administrative and legal documents: the use of the official language (language terms, means and phrases) when writing the text of the document, which directly affect the conciseness and understanding of the text of the document, the correct use of terms and phrases, makes it possible to avoid stylistic and grammatical errors in the drafting of administrative and legal documents. Compliance with the standards of document execution will ensure that the content of the document is understood and has legal effect, such standards include maintaining the appropriate structure of the document, using defined and commonly used terms, following the rules of punctuation, etc. Checking spelling and grammar before starting the process of sending the document is mandatory, as errors in the document can lead to misunderstandings, misinterpretation of the text of the document and even legal consequences, the document must comply with the requirements of the law and legal regulations, some administrative and legal documents may contain confidential information that should not be available to everyone, it is important to ensure the right conditions for maintaining the confidentiality of information and proper protection of documents.